E Commerce.

La incorporación de este nuevo método de ventas permite que los clientes accedan de manera simple y desde cualquier parte del mundo a los productos y servicios que una empresa ofrece.
E-commerce o Comercio Electrónico consiste en la distribución, venta, compra, marketing y suministro de información  de productos o servicios a través de Internet. Conscientes de estar a la vanguardia, las Pymes no se han quedado atrás en este nuevo mercado, por lo que han hecho de los servicios de la red un lugar que permite acceder a sus productos y servicios durante las 24 horas del día.

Tipos de comercio electrónico.

• B2C (Business-to-Consumer): Empresas que venden al público en general.
• B2B (Business-to-Business): Empresas haciendo negocios entre ellas.
• B2G (Business-to-Government): Empresas que venden a instituciones de gobierno.
• C2C (Consumer-to-Consumer): Plataforma a partir de la cual los consumidores compran y venden entre ellos.

Ventajas del comercio electrónico en las empresas.

• Expandir la base de clientes al entrar a un mercado más amplio.
• Extender el horario de venta las 24 horas del día, los siete días de la semana, 365 días al año.
• Crear una ventaja competitiva.
• Reducir costos de producción, capital, administración, entre otros.
• Mejorar la comunicación con los clientes y efectividad de campañas publicitarias.

Todos estos factores, han permitido que el comercio electrónico haya crecido de manera significativa en los últimos años.
Este crecimiento se explica, en gran medida, por la evolución que han mostrado diversos países en aspectos claves para  transformar el Internet como un canal de ventas efectivo.

E Bussiness.

 El e-business consiste en introducir tecnologías de la comunicación para realizar las actividades de un negocio. Es un conjunto de nuevas tecnologías y nuevas estrategias de negocio para desarrollar estos negocios en línea.

Pero no hay que confundir, e-business no es un negocio de tecnología sino un negocio de cualquier naturaleza que utiliza nuevas tecnologías de cara a mejorar la gestión. 

E-buiness es un cambio radical en el concepto tradicional de comprar y es un efecto de la globalización de acceso a los mercados y recursos. 

Este nuevo concepto recoge todo el conjunto de actividades económicas que se realizan por Internet, ya sean de compra-venta de productos o prestación de servicios.

El único requisito universal para el e-business es un ordenador y una conexión a Internet.

Ventajas.

• La realización del negocio es en el mismo instante.
• Relación directa y en el momento entre cliente y vendedor.
• No hay necesidad de movilidad para realizar el negocio.
• No existe límite geográfico de actuación.
• Ahorro de tiempo y dinero.
• Servicio 24 horas, 7 días a la semana.
• No hay necesidad de una localización física.

Desventajas

• El coste de cambiar de proveedor es mínimo.
• La comparación entre proveedores es mayor.

E Goverment.

 El gobierno electrónico o e-government consiste en el uso de las tecnologías de la información y el conocimiento en los procesos internos de gobierno, así como en la entrega de los productos y servicios del Estado tanto a los ciudadanos como a la industria. Muchas de las tecnologías involucradas y sus implementaciones son las mismas o similares a aquellas correspondientes al sector privado del comercio electrónico (o e-business), mientras que otras son específicas o únicas en relación a las necesidades del Estado. 

Se basa principalmente en la implantación de herramientas como portales, ERPs, que en caso de los gobiernos se conocen como GRPs, CRMs, como redes sociales o comunidades virtuales y muchas otras, buscando una mejora en la eficiencia y eficacia en los procesos estatales internos y en las vinculaciones con la sociedad. 

El gobierno electrónico describe el uso de tecnologías para facilitar la operación de gobierno y la distribución de la información y los servicios del mismo. Lidia con aplicaciones pertenecientes y no pertenecientes a Internet para servir de ayuda a la tarea de los poderes del Estado y de las instituciones estatales. Este servicio a los ciudadanos se realiza con el 

uso a gran escala de tecnologías como: teléfono, fax, sistemas de vigilancia, identificación por sistemas de radiofrecuencia e incluso la televisión y la radio.

Teletrabajo

Es el trabajo realizado a distancia utilizando Tecnologías de la Información y la Comunicación (más conocidas como Tics) para vender productos y servicios al mundo.

El concepto “a distancia” significa que se puede trabajar desde su casa, la de un familiar o amigo, un hotel, un restaurante, un ómnibus, un auto, un ciber o cualquier otro lugar.

Las Tics necesarias para estas tareas son básicamente PC, Internet, celular, teléfono y cámara digital, entre otras. Dentro de Internet se engloba principalmente la navegación web y el correo electrónico. Y, según el caso, blogs, sitios web, software de traducción, mensajería instantánea (chat) y telefonía IP (voIP).

Por ello, una definición corta y rápida de Teletrabajo es: “Teletrabajo es el trabajo a distancia usando Internet”.

Las diferencias con el trabajo habitual son:

• Permite trabajar desde cualquier lugar (no dispone un lugar fijo de trabajo).
• Permite trabajar en cualquier momento (no requiere un horario fijo de trabajo).
• Se utilizan siempre las TIC como apoyo.
• En la mayoría de los casos no se tienen jefes.
• En la mayoría de los casos no se conoce personalmente a los empleadores o clientes.

B2B.

Business-To-Business (B2B) es el uso de las tecnologías a través de la Web para realizar actividades empresariales, ya sea vender o comprar bienes y/o servicios, además de las actividades que se involucran en estos procesos, o bien, simplemente intercambio de información. Las transacciones B2B pueden ocurrir directamente entre la empresa que vende y la empresa compra o a través de un intermediario.
Mediante el uso de B2B se logra la unión de los procesos de su empresa con los procesos de sus socios de negocios, eficientando y estandarizando procesos con un impacto directo en la disminución de los costos de operación, sólo mediante el uso de las tecnologías de Internet. Lo anterior tiene como consecuencia que su empresa se vuelva más competitiva, 
manteniéndose a la vanguardia logrando posicionarse en su mercado meta como una empresa que se preocupa por la mejora continua traducido esto en valor agregado a los clientes.

B2C

Básicamente es una nueva estrategia desarrollada por las empresas comerciales, en marcada dentro de la nueva sociedad digital, con el objetivo de llegar directamente al usuario o consumidor final. La idea es lograr un contacto directo entre la empresa y el consumidor final a través de los nuevos canales digitales, de esta manera lograr una comunicación más directa con el cliente, con la idea de poder acercarle al cliente el producto que más se ajuste a sus demandas , al mejor costo y mejor servicio.

Esta nueva estrategia tan poderosa presenta importantes ventajas tanto para el cliente como para la empresa. Al cliente le permite poder adquirir los servicios y bienes que necesita sin moverse de la comodidad de su casa, le brinda acceso a una mayor, más variada oferta y le da la oportunidad de interactuar con la empresa para conseguir los productos que mejor se ajusten a sus necesidades. Por otro lado a las empresas les permite estar más cerca de sus clientes y mejorar las relaciones con ellos, poder saber qué es lo que los clientes quieren, mejorar sus servicios pre y post- venta.
Seguramente hay una infinidad más de ventajas y potencialidades todavía no desarrolladas, pero no cabe duda que hemos empezado recorrer un camino hacia este tipo de comercialización, será solo una cuestión de tiempo para que este modelo de negocios se instale en nuestra sociedad, para cambiar nuestros hábitos y costumbres de comprar.

El E-Commerce según bienes o servicios que comercializan.

Comercio electrónico indirecto: consiste en adquirir bienes tangibles que necesitan luego ser enviados físicamente usando canales tradicionales de distribución. Ejemplo: libros, mercancía, etc.

Comercio electrónico directo: en este caso, el pedido, el pago y el envío de los bienes son intangibles, o sea, se producen vía on-line. Ejemplo: software, música, etc.

El E-Commerce según las partes que hacen la transacción.

Empresa-Empresa: ejemplo: una empresa realiza pedidos de materia prima a sus proveedores por Internet.

Empresa-Consumidor: se refiere a una empresa que vende sus productos o servicios a través de Internet. Ejemplo: indumentaria, discos.

Gobierno-Ciudadano: más que negocios propiamente dicho se refiere a trámites o impuestos por Internet.

Gobierno-Empresa: en los países como Estados Unidos, las transacciones y disposiciones entre éstos se hacen vía Internet.

Consumidor-Consumidor: esto se conoce como subastas por Internet, donde el consumidor ofrece a otro, sin mediar con una empresa, bienes y servicios.

• Se efectivizan más rápidamente las transacciones.

• Su aplicación hoy en día está al alcance de pequeñas y medianas empresas ya que puede utilizarse la infraestructura informática existente.

• Su aplicación requiere cambios de cultura organizacional.

    cuatro aspectos a tener en cuenta para implementar      E-Commerce.

1. Desarrollar un excelente producto o servicio

2. Diseñar un sitio web comercialmente efectivo. Es decir vendedor

3. Aspectos técnicos del hospedaje en Internet.

4. atraer Tráfico calificado al sitio web.

Con los anteriores ejemplos queda claro el concepto de que para tener éxito comercial en la red, se debe tener éxito en los cuatro puntos: producto, sitio web vendedor, trafico calificado, aspectos técnicos del hospedaje web. Todos deben funcionar coordinadamente. Si uno o varios de los elementos fallan, los demás aspectos por buenos que sean pierden toda la eficacia.

Tres opciones para recibir los pagos de los clientes.

1. Recibir depósito a cuenta, cheques, giros, etc., pero no recibir tarjetas de créditos. El problema que se presenta, es que es muy difícil vender en el extranjero.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
2. Contraer un contrato con el banco. El negocio obtiene los datos de la tarjeta de crédito, lo teclea en su terminal, teclea el monto y listo. Este tipo de cuenta implica mayores riesgos y por eso los bancos solicitan una financia para Mayor protección, y el banco impone una serie de política de seguridad.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         
3. Utilizar los servicios de pagos electrónicos que ofrecen diversas empresas a través de Internet, para aceptar tarjeta de créditos.

ventajas del E-Commerce.

1. Información: la página funcionara como anuncio permanente de la empresa.
2. Nuevos mercados: posiblemente haya clientes potenciales en otros países, o en el mismo país, que no tienen acceso local al producto que la empresa le está ofreciendo. Favoreciendo al cliente una que no tendrá que Movilizarse para adquiere el producto.
3. Facilidad de Compra: la compra del producto desde el hogar u oficina, y recibirlos a domicilio que es una gran comodidad.
4. Soporte al cliente: Dudas, Aclaraciones, soporte técnico...
5. Ventaja competitiva: se debe estar a la vanguardia de la tecnología, la empresa que no participa en el comercio electrónico, no tiene las herramientas necesarias para competir en todo tipo de comercio.
6. tiempo: Extender el horario de venta las 24 horas del día, los siete días de la semana, 365 días al año.

¿qué repercusión puede tener el comercio electrónico en los sistemas contables?

• Empresas virtuales: Es la oportunidad para utilizar socios comerciales externos sin una ubicación física, pues se establece una relación basada en transacciones electrónicas.

• Los vendedores pequeños acceden al mercado global:Tradicionalmente estos mercados que tan sólo han estado abiertos para las multinacionales, se vuelven accesibles a las compañías más pequeñas debido a la escasa cantidad de recursos necesarios para funcionar en el extranjero.

• Transformación de tiendas de venta al menudeo: El crecimiento de las compras desde el hogar y de la venta directa por parte de los fabricantes provocará una disminución en los precios, y en consecuencia, una reducción de las comisiones.

• Presión sobre el servicio al cliente, el ciclo de desarrollo y los costos:Aumentará la necesidad de la entrega rápida y directa. La cadena de valor será cada vez menos tolerante con la necesidad de inventarios y almacenamiento. 

Será inevitable el incremento de la competencia, así como de la necesidad de dinero electrónico.

 Medios de pago para el comercio electrónico

• Cajeros Electrónicos: Se trata de sistemas en los cuales los clientes abren unas cuentas con todos sus datos en unas entidades de Internet. Estas entidades les proporcionan algún código alfanumérico asociado a su identidad que les permita comprar en los vendedores asociados a las entidades.


• Dinero Electrónico (Anónimo e Identificado): El concepto de dinero electrónico es amplio, y difícil de definir en un medio tan extenso como el de los medios de pago electrónicos (EPS). A todos los efectos se definirá el dinero electrónico como aquel dinero creado, cambiado y gastado de forma electrónica. Este dinero tiene un equivalente directo en el mundo real: la moneda. Se usará para pequeños pagos.

Puede clasificarse en dos tipos:

1. Dinero on-line: Exige interactuar con el banco (vía módem, red o banca electrónica) para llevar a cabo el pago de una transacción con una tercera parte (comercio o tienda online). Existen empresas que brindan esta triangulación con los bancos como SafetyPay o PayPal, también existen divisas comerciales puramente electrónicas como e-gold y las que combinan varias formas de pago como Neopago, además debemos incluir aquellas plataformas de pago que funcionan sobre una plataforma móvil, lo cual lleva a mayor portabilidad de las soluciones de pago y por tanto mayor posibilidad de uso sobre todo en lo referente a micro pagos.
2. Dinero offline: Se dispone del dinero a través de Internet, y puede gastarse cuando se desee, sin necesidad de contactar para ello con un banco. Estos sistemas de dinero electrónico permiten al cliente depositar dinero en una cuenta y luego usar ese dinero para comprar productos o servicios en Internet.

• Transferencias bancarias: Las transferencias bancarias se consideran también pagos electrónicos.


• Cheques Electrónicos: Los métodos para transferir cheques electrónicos a través de Internet no están tan desarrollados como otras formas de transferencia de fondos. Los cheques electrónicos podrían consistir algo tan simples como enviar un email a un vendedor autorizándole a sacar dinero de la cuenta, con certificados y firmas digitales asociados. Un sistema de cheques puede ser considerado como un compromiso entre un sistema de tarjetas de crédito y uno de micropagos o dinero electrónico (anónimo).


• Tarjetas de Crédito y Débito: Los sistemas de tarjetas de crédito y debito en Internet funcionarán de forma muy similar a como lo hacen hoy en día. El cliente podrá usar si lo desea su tarjeta de crédito actual para comprar productos en una tienda virtual. La principal novedad consiste en el desarrollo del estándar de cifrado SET (Secure Electronic Transaction) por parte de las más importantes compañías de tarjetas de crédito.

¿cómo identificar los clientes un sitio confiable para comprar o vender?

Para saber si estas navegando en un sitio Web seguro, puedes ver en la parte inferior derecha de la pantalla. Si al lado del símbolo de Internet vez un candado amarillo, entonces significa que el sitio Web que estas visitando es un sitio seguro. Si no aparece, entonces el sitio Web no tiene una conexión segura con tu navegador.

También puedes observar la barra de direcciones. Si la URL de la página empieza con https://, estás en una página segura.

si la URL empieza con http://, la página no es segura.

programas de contabilidad.

programas de contabilidad.

Los programas de contabilidad para las empresas han ido evolucionando a la par que la propia tecnología. Desde los antiguos programas basados en MS-DOS se ha pasado a aplicaciones que trabajando bajo entorno Windows permiten la introducción de los apuntes e información que se encuentran en lo remoto esto se puede hacer desde cualquier ordenador, utilizando Internet para la transmisión de los datos.

 tipos de programas de contabilidad que se pueden encontrar en el Mercado.  

Los programas de contabilidad para la empresa que se encuentran en el mercado actual se adaptan a las necesidades de cada negocio, tanto en cuanto a requerimientos técnicos, posibilidades del programa y precio de compra.

• ContaPlus.

• Contabilidad Logic Win  

• WinGest.

• Euro 2000 Contabilidad

•  Máster Win.

•  Visual Conta.

• ContaPyme.

• peachtree complete accounting 2010

• myob business essentials 2010.

• quickbooks pro 2010.

• netsuite small business 9.5 

• cms profesional 2010. 

• bookkeper  2010

• high end 

• low end

Qué características tienen los paquetes de software contable.

FLEXIBILIDAD:

•  Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa. 

• Definicion de documentos tipicos que son de mayor utilizacion utilizacion en la empresa.

• Edicion del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.

• Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentacion de informes.

COMPATIBILIDAD:

• Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office.

• Con otros programas contables y financieros.

• Permita importar y exportar informacion con otros programas.

• Manejo de centros de costos.

• Opción de manejo de diferentes monedas.

• Capacidad de intercambio de información local y externa.

FÁCIL MANEJO:

• No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.

• Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.

• Indica la mayor información relativa en una sola vista.

• Desglose de la información por periodos contables.

• Actualización automática de saldos.

• Información por niveles.

• Manipulación de documentos en forma de objetos.

• Definición de consultas especiales.

• Interfaz gráficas.

• Capacidad de búsqueda cualquier campo:fecha,nit,código de cuenta.

SEGURIDAD:

• Claves de acceso.

• Definición de usuarios con diferentes atributos.

• Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel.

• Informe de cualquier inconformidad con el balance.

UNIFORMIDAD:

• Plan único de cuentas básico incluido.

• Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.

• Estandarizacion de los formatos y procesos para el manejo de la información: consultas y reportes.

• Gráficas estadísticas.

REPORTES BÁSICOS REQUERIDOS:

• Plan único de cuentas.

• Comprobante diario de contabilidad.

• Lista de documentos por periodos

• Lista de movimientos por cuentas

• libros oficiales

• Estados financieros comparativos.

• Análisis estadísticos.

• Reportes legales:Iva,retefuente,reteiva,reteica.

OPCIONES AVANZADAS:

• Que tenga un generador de informes especializados.

• Facilidad de actualización del software.

• Soporte contable en linea.

ventajas de utilizar software contables.

• Rapidez y oportunidad: Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

• Volumen de producción: Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.

• Protección contra errores: Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

• Preparación automática de informes: En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

• Impresión automática de documentos:  Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

requerimientos para tener un sistema contable computarizado.

• Catálogo de cuentas o plan de cuentas.

• Guía contabilizadora.

• Utilización de las pólizas de registro.

• Generación de reportes financieros.

programa contable monousuario 

 Donde sólo una persona puede trabajar en el mismo. Es una forma de trabajo para micro empresas o pymes, donde sólo se tiene un usuario que lleva el control de la contabilidad. Las operaciones en el negocio por consiguiente no son numerosas, permitiendo la administración centralizada en una sola computadora. La ventaja que ofrece trabajar en forma monousuario es que proporciona una protección de datos confidenciales o clasificados como muy importantes, que no pueden ser manipulados por terceros, limitando a personas que no están autorizadas a ver la información contable de la empresa. Por lo general, las empresas empiezan trabajando de esta forma y conforme van creciendo sus operaciones, éstas se vuelven numerosas, lo que hace surgir la necesidad de tener más de una persona en el departamento administrativo, migrando la información a multiusuario. La mayoría de los programas contables computarizados permiten esta opción, cambiando la forma de trabajo de monousuario a multiusuario sólo trasladando la base de datos correspondiente.

programa contable  Multiusuario.

Forma de trabajo donde más de un usuario puede acceder al mismo, compartiendo recursos, por lo general se ocupan en redes. Es decir, varios usuarios pueden tener acceso al sistema contable al mismo tiempo, esto permite dividir tareas y a su vez construir una sola base de datos. Sin embargo, empiezan a tenerse controles sobre todo en seguridad y manejo de la información contable que se encuentran en la base de datos. 

Cada sistema requiere personal que pueda capturar la información correspondiente a las operaciones que realiza la empresa mediante la utilización de registros contables plasmados en pólizas. Posteriormente esta información es procesada y clasificada por el programa contable y se crea una base de datos, la cual será utilizada cuando el programa ejecute los reportes financieros para los diferentes usuarios.

Sistema contable integral. 

Conforme va creciendo la empresa en el número de operaciones y de departamentos administrativos, el departamento de nómina comienza a independizarse del área de finanzas, compras, inventarios, etc. Se combina la forma de trabajo multiusuario en un sistema integral de contabilidad, donde cada departamento tiene un subsistema, y se crean interfaces de información con el sistema contable, lo cual produce información propia y, al final, todo se acumula en la base de datos contable, para de esta forma generar la información financiera de la empresa.

sistemas de información contable

sistemas de información contable.

un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

La contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.

El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.

Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica" 2.

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.

Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no" 3.

He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento) Y por ende crear un sistema de información que satisfaga las necesidades de los usuarios

concepto de sistemas  información contable.

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

• la contabilidad financiera o la contabilidad externa.
• la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera:

muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.

Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.

La contabilidad de costos:

estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

 Estructura de un sistema contable:

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

• Registro de la actividad financiera:   en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

• Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

• Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Características de un sistema de información contable efectivo.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

cualidades de un sistemas de información contable.

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
• La información es útil cuando es pertinente y confiable.
• La información es pertinente cuando posee el valor de re alimentación, valor de predicción y es oportuna.
• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad  y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito

Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

Objetivos de la información contable.

La información contable debe servir fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

• Predecir flujos de efectivo.

• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.

para que sirve el sistema de información contable.

El sistema información contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y oportuna. .

a) Utilidad: Una de las características de la información contable es la de adecuarse al propósito del usuario. La utilidad de dicha información estará en función de su contenido y de su oportunidad.

• Contenido: La información contable debe tener la capacidad de representar simbólicamente la organización y su evolución, su estado en diferentes estadios temporales, así como los resultados de su operación, por la relevancia, veracidad y comparabilidad, de la información.
• Oportunidad: La información contable debe llegar oportunamente a manos del usuario, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la organización.

b) Confiabilidad: El proceso de cuantificación contable, o sea la operación del sistema debe ser estable, objetivo y verificable.

. Estabilidad.- Nos indica que su operación no cambia con el tiempo y que la información que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación y su presentación.

• Objetividad: Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la característica de veracidad en la información que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria.
• Verificabilidad: Cualquier operación del sistema puede ser comprobada por una repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes.

c) Provisionalidad: Significa que la información contable no representa hechos totalmente acabados ni terminados. Esta característica, más que una cualidad deseable, es una limitación a la precisión de la información.

utilización de un sistemas de información contable.

La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

procedimientos para instalar un sistema de contabilidad

• Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
• Preparar una lista de chequeo.
• Elaborar informes.
• Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
• Diseñar formularios para todas las operaciones.
• Diseñar reportes
• Preparar los libros. Balance inicial

limitaciones de un sistemas de información  contable.

Primero que nada las limitaciones de un Sistema de Información Contable van a depender del tipo de información que se esta utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa 

Costos Unitarios

Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos.

Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes:

1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos incrementales  y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta información ocupa los costos variables ya que pueden considerarse incrementares.

2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.

3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios. 

Costos Estándares

Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándar se determinan con anticipación a la producción.

Las limitaciones de estos costos serian:

una aplicación de tasas predeterminadas a los costos indirectos.

1. En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica
2. La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión.
3. No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o flexibilidad.

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

La disminución de los costos permite entre otras cosas:

•  Implantar  en su totalidad un sistema de Gestión de la  Calidad.
• Aumentar  el rendimiento de los cada vez más escasos recursos  económicos.
• El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
• Permite que el S.G.C  constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.

Con la certificación de la norma se proyecta:

• Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.
• Existencia de una mejor posición competitiva.

La auditoria externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.

DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE.

• se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

• el sistema origina cierta burocracia.

• se necesitan ciertos recursos.

• es costoso

bibliografia:

webdelprofesor.ula.ve/economía/lenniv/materias/.../contabilidad computarizada/temas/contabilidad_computariz

Contabilidad de costos Horngren

Senn, J. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Editorial MacGraw Hill. México.}

www.iasb.org

http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable/sistema-informacion-contable2.shtml#ixzz3GvHma9Tk